Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình tích hợp công nghệ số (cloud, dữ liệu lớn, AI, tự động hóa, nền tảng trực tuyến…) vào mọi hoạt động cốt lõi của tổ chức để thay đổi cách làm việc, cách phục vụ khách hàng và hiệu suất làm việc cải thiện rõ rệt.

Mấu chốt không phải là mua phần mềm, mà là thiết kế lại mô hình hoạt động dựa trên dữ liệu và công nghệ. Khi “hiểu về chuyển đổi số” đúng nghĩa, người quản lý sẽ nhìn lại toàn bộ chuỗi giá trị: thu hút, phục vụ, chăm sóc khách hàng, vận hành nội bộ, ra quyết định… và tự hỏi: “Có thể làm mọi thứ thông minh, nhanh, rẻ và cá nhân hóa hơn bằng công nghệ hay không?”.

Xét ở tầm quốc gia, “chuyển đổi số quốc gia là gì” có thể hiểu là tiến trình dùng hạ tầng số, nền tảng số, dữ liệu mở và công nghệ mới để hiện đại hóa nhà nước, kinh tế và xã hội. Nhà nước đi theo hướng “chính phủ số”, doanh nghiệp thành “doanh nghiệp số”, người dân trở thành “công dân số” – mọi tương tác từ dịch vụ công, y tế, giáo dục đến tài chính, thương mại đều có lựa chọn trực tuyến an toàn, thuận tiện.

Vì sao chuyển đổi số là thiết yếu?

Thứ nhất, hành vi khách hàng đã “chuyển sang số” từ lâu: tìm kiếm thông tin online, so sánh giá trên sàn, học tập và làm việc từ xa, thanh toán không tiền mặt. Khi khách hàng đổi, mà doanh nghiệp vẫn giữ quy trình cũ, trải nghiệm bị đứt gãy, chi phí cao, tốc độ chậm – và họ sẽ rời đi không cần báo trước. Câu hỏi không còn là “có nên chuyển đổi số không?” mà là “có chấp nhận mất dần khách hàng cho đối thủ số không?”.

Thứ hai, công nghệ làm thay đổi luật chơi ngành rất nhanh. Một mô hình số hóa tốt có thể phục vụ gấp 10–100 lần khách hàng với chi phí biên gần như bằng 0, trong khi mô hình cũ phải thuê thêm người, mở thêm chi nhánh. Lợi thế quy mô, thương hiệu, mặt bằng… không còn là “tường thành” nếu doanh nghiệp không kịp tái cấu trúc trên nền tảng số. Tầm quan trọng của chuyển đổi số vì thế gắn trực tiếp với khả năng sống sót 3–5 năm tới, chứ không phải câu chuyện “chiến lược dài hạn mơ hồ”.

Thứ ba, chần chừ nghĩa là đánh mất “cửa sổ cơ hội”. Doanh nghiệp đi trước sẽ thu thập được dữ liệu, chuẩn hóa quy trình, tạo thói quen cho khách hàng, khóa hệ sinh thái. Người đi sau phải chi gấp nhiều lần để mua quảng cáo, khuyến mãi, “giành lại” người dùng vốn đã quen với nền tảng khác. Đợi mọi thứ “chín muồi rồi làm” thường đồng nghĩa với việc đã mất vị thế.

Một vài trường hợp nổi tiếng đã phá sản vì không chuyển đổi số

Không ít “ông lớn” từng thống trị thị trường nhưng sụp đổ vì đánh giá thấp tầm quan trọng của chuyển đổi số.

• Kodak: Từng gần như độc quyền phim và máy ảnh, chính kỹ sư của Kodak đã phát minh máy ảnh số từ rất sớm. Tuy nhiên, lãnh đạo khi đó sợ phá mô hình doanh thu từ phim nên không theo đuổi mạnh. Khi ảnh số và smartphone bùng nổ, chuỗi giá trị cũ (bán phim, rửa ảnh, máy film) bị phá vỡ, còn Kodak không kịp tái định hình mình thành một công ty số xoay quanh hình ảnh số và dịch vụ trực tuyến.
• Thomas Cook: Tập đoàn du lịch lâu đời tại Anh, quen mô hình đại lý du lịch truyền thống, văn phòng vật lý, catalog giấy. Khi khách hàng chuyển sang đặt vé máy bay, khách sạn, tour trên các nền tảng trực tuyến giá rẻ, minh bạch, Thomas Cook không xây được hệ sinh thái số cạnh tranh, chi phí vận hành cao và gánh nặng nợ khiến hãng phá sản.
• RadioShack: Hệ thống bán lẻ điện tử, linh kiện lớn tại Mỹ, từng là “thiên đường đồ công nghệ” thời tiền Internet. Họ chậm tái cấu trúc sang thương mại điện tử, trải nghiệm đa kênh, trong khi khách hàng dần mua đồ trên các nền tảng online với giá tốt hơn, thông tin đầy đủ hơn. Lưu lượng khách tại cửa hàng giảm mạnh, nhưng mô hình chuỗi mặt bằng nặng nề không được “chuyển đổi số hóa” kịp thời.
• Borders: Chuỗi nhà sách lớn ở Mỹ, trong khi Amazon dùng mô hình thương mại điện tử và đề xuất cá nhân hóa dựa trên dữ liệu để bán sách online. Borders không xây được năng lực số cốt lõi, từng “outsource” mảng bán sách online cho chính Amazon, bỏ lỡ cơ hội tích lũy dữ liệu khách hàng và phát triển nền tảng riêng.

Những ví dụ này cho thấy: không chuyển đổi số đúng lúc không chỉ làm mất thị phần, mà có thể khiến một thương hiệu từng huy hoàng phải biến mất.

Quy trình chuyển đổi số

Quy trình chuyển đổi số có thể chia thành 7 bước liên tục, từ khảo sát hiện trạng đến tối ưu vận hành bằng dữ liệu.

1. Khảo sát
Doanh nghiệp cần khảo sát văn hoá, quy trình và cơ cấu tổ chức hiện tại để hiểu rõ mình đang ở đâu và đang gặp vấn đề ở điểm nào. Đây là nền tảng để xác định mục tiêu và phạm vi chuyển đổi số phù hợp, tránh “làm cho có” hoặc chọn sai ưu tiên.

2. Chuẩn hoá
Từ kết quả khảo sát, doanh nghiệp tinh gọn quy trình làm việc hiện tại, loại bỏ các bước thừa, trùng lặp hoặc không tạo giá trị. Chuẩn hoá giúp quy trình rõ ràng, đơn giản hơn trước khi đưa công nghệ vào, nếu không sẽ chỉ là “số hoá sự rối rắm”.

3. Số hoá
Tiếp theo là số hoá dữ liệu và tài liệu quan trọng, xây dựng nền tảng dữ liệu tập trung cho doanh nghiệp. Giai đoạn này biến hồ sơ, biểu mẫu, báo cáo… từ bản giấy, file rời rạc thành dữ liệu số có cấu trúc, có thể tra cứu, phân tích và kết nối giữa các hệ thống.

4. Đồng bộ
Khi dữ liệu đã số hoá, doanh nghiệp thiết lập các quy trình làm việc mới, đồng bộ với hệ thống và nguồn dữ liệu số đó. Mục tiêu là mọi phòng ban làm việc trên cùng một “sự thật duy nhất” về dữ liệu, hạn chế nhập tay nhiều lần và lệch thông tin giữa các bộ phận.

5. Thử nghiệm
Doanh nghiệp triển khai vận hành thử trên phạm vi hẹp (một nhóm, một chi nhánh, một quy trình) để kiểm tra độ ổn định và mức độ phù hợp. Trong giai đoạn này, cần ghi nhận phản hồi của người dùng nội bộ, điều chỉnh giao diện, bước xử lý, phân quyền cho sát thực tế.

6. Phát hành
Sau khi thử nghiệm thành công, hệ thống được đưa vào vận hành chính thức trên toàn doanh nghiệp hoặc từng bộ phận lớn. Đây là lúc quy trình mới thay thế cho cách làm cũ, dữ liệu bắt đầu chảy đều trong hệ thống và tạo ra bức tranh vận hành tương đối đầy đủ.

7. Tối ưu
Cuối cùng, doanh nghiệp theo sát số liệu vận hành, thu thập dữ liệu để phân tích và tối ưu liên tục. Từ dữ liệu, có thể phát hiện nút thắt, cải thiện năng suất, nâng trải nghiệm khách hàng và thậm chí thiết kế thêm sản phẩm/dịch vụ mới dựa trên hành vi thực tế.

Ở khâu này, vai trò của tư vấn chuyển đổi số rất quan trọng: giúp doanh nghiệp tránh “ôm đồ chơi công nghệ” mà không gắn với mục tiêu kinh doanh, đồng thời thiết kế lộ trình phù hợp nguồn lực thực tế thay vì sao chép mô hình của tập đoàn lớn.

Chi phí chuyển đổi số

Chi phí chuyển đổi số không chỉ là tiền mua phần mềm hay thuê hạ tầng, mọi mô phỏng về chi phí chuyển đổi số chỉ mang tính chất “đếm cua trong lỗ” mà thôi. Mỗi lĩnh vực, công việc sẽ có mức độ số hoá nhất định, từ đó công tác chuyển đổi số sẽ có sự khác biệt lớn.

Với công ty chuyên về công nghệ hoặc có hàm lượng công nghệ cao trên 50% thì việc chuyển đổi có thể sẽ không lớn bằng công ty cùng quy mô nhưng làm về lĩnh vực truyền thống. Sự khác biệt có thể là hàng trăm triệu (VND) với công ty nhỏ, hoặc hàng tỉ với công ty vừa và lớn.

Một vài khoản chi (mà không phí) bạn cần biết:

• Chi phí công nghệ: bản quyền phần mềm, thuê nền tảng (SaaS), hạ tầng cloud, thiết bị, tích hợp hệ thống.
• Chi phí tư vấn & triển khai: phân tích quy trình, thiết kế giải pháp, cấu hình hệ thống, đào tạo, hỗ trợ vận hành thời gian đầu.
• Chi phí tổ chức: thời gian nhân sự tham gia dự án, tạm chậm một số hoạt động cũ để tái thiết kế quy trình, điều chỉnh cơ cấu.
• Chi phí cơ hội: trong giai đoạn chuyển đổi, có thể phải “hy sinh” một số thói quen, sản phẩm, kênh bán cũ để ưu tiên kênh số.

Chuyển đổi số khác với số hoá

Dù liên quan chặt chẽ, hai khái niệm này không giống nhau:

• Số hoá: là bước kỹ thuật – chuyển dữ liệu, tài liệu, hình ảnh, âm thanh… sang dạng số để dễ lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ. Ví dụ: scan hợp đồng giấy thành PDF, nhập hồ sơ học viên vào Excel/CRM, lưu trữ video bài giảng thay cho băng đĩa.
• Chuyển đổi số: là bước chiến lược – thiết kế lại mô hình hoạt động dựa trên dữ liệu và công nghệ. Ví dụ: thay vì chỉ scan hợp đồng, doanh nghiệp triển khai quy trình ký số; thay vì chỉ quay video bài giảng, đơn vị giáo dục xây cả nền tảng LMS với lộ trình học, bài kiểm tra, thanh toán online, chăm sóc học viên tự động.

Có thể nói: số hoá là nền móng, chuyển đổi số là căn nhà. Không số hoá thì không thể chuyển đổi số, nhưng chỉ dừng ở số hoá thì doanh nghiệp mới “đem cái cũ lên máy”, chứ chưa tận dụng được sức bật thật sự của công nghệ.